10 tips för en lyckad konferens.

Söker ni tips för en lyckad konferens? Många frågor kan dyka upp i huvudet: vart ska vi åka? Vad skall vi göra? Hur tar vi oss dit? Att hitta en destination med resa, boende, konferenslokaler, aktiviter och middagar är oftast bara en googling bort. Det vi ofta märker är att vi människor har en tendens att skapa alledles för fullspäckade scheman som man oftast inte hinner med ändå. Val av aktiviteter styrs ofta av vad som känns roligt med kanske inte rimmar med syftet för resan, eller att det ensa passar alla i gruppen. Det gör ofta att gruppen kommer hem mer urtankade från energi än att det har gett dem något.

Vi på Hansa Event jobbar dagligen med planering och genomförande av olika evenemang både på Gotland, på Sveriges fastland och utomlands.

För att din nästa konferens ska bli så bra som möjligt, har vi här satt ihop en lista med våra 10 bästa konferens-tips.

Tips för en lyckad konferens

1 – Bestäm mål och syfte med er konferens.

Vill ni ta fram en affärsplan, ladda energi eller bygga ett starkare lag? Vad målet än är, gör det så tydligt som möjligt och sätt sedan ett namn på konferensen. Skriv ner en förväntad målbild, och stäm sedan av efter genomförandet om ni nådde fram.

2 – Budget – Bestäm din budget och håll den!

I ramen för budgeten ska det rymma lokaler för konferensen, ev. hotellrum och resa, måltider och fika, ev. talare och aktiviteter. Däremot kan det variera mellan företag vad man tycker är viktigt att lägga krut på. Är fokus på att umgås och ha mycket aktiviteter kanske man kan spara in på att ha ett billigare boende. Är det viktigt med god mat och bekvämt boende dra ner på aktiviteterna. Vill man lägga krut på en av middagarna kanske man kan välja enklare middagarna de andra kvällarna. Oavsett hur man fördelar budgeten så skall man ha med sig att den kostnaden ni har på en konferens ska vara värt tiden man är borta från företagets vardag.

3 – Plats och tid

Platsen för konferensen kan vara avgörande för dess framgång och ju tidigare du kan boka in konferensen desto bättre. Se till att välja en plats som matchar med syftet för konferensen och som är lätt att ta sig till för samtliga deltagare. Syftet med konferensen kan vara avgörande för tidpunkt och plats. Firar vi något, är konferensen en del av en kick-off, byter organisationen riktning, har vi nya strategier som ska implementeras osv. Se också över kalendern så att konferensen inte hålls i anslutning till tex semester, helgdagar osv.

4 – Konferensaktiviteter

Boka in aktiviteter som passar ihop med ert mål och syfte. Aktiviteterna skall gärna bryta av konferensens stillasittande delar. Oavsett om det är en promenad, cykeltur eller en teambuildande aktivitet. Det är mycket viktigt att tänka på att aktiviteten skall vara anpassad efter allas förutsättningar i företaget. Så att alla känner sig inkluderade.

5 – Planering, planering och åter planering

På Hansa Event har vi ett ordspråk som lyder: den som inte planerar ordentligt har planerat för ett fiasko. Vi kan inte nog poängtera hur viktigt det är att planera sin konferens. Och med det menar vi inte bara att sätta en tydlig agenda och hålla koll på bokningar. Det gäller också att ha en plan för om något händer. Vad gör vi om det regnar? Hur förhindrar vi att något drar ut på tiden? Även här är det viktigt att utgå från målet och syftet med konferensen. Ju bättre planering du gjort, ju lättare sker genomförandet. Dubbelkolla talare och andra externa gäster dagarna innan de ska vara på plats. Håll koll på tiderna så ni håller agendan och syftet.

6 – Planera in tid för vila och återhämtning

Ett vanligt misstag vi ser många göra är att boka in för många aktiviteter. Tänk här på att det är ansträngande att resa i väg och bo på hotell och konstant ha tid tillsammans. För en del människor är detta high life, medan för andra är det otroligt viktigt att få komma ifrån en stund. Det är också viktigt att deltagarna kan känna att de får tid för vila av återhämtning mellan alla aktiviteter. Att ha luft i systemet är a och o för att alla skall känna att de orkar med allt roligt som händer.

7 – Skapa möten mellan människor

Skapa möjlighet för människor att mötas: Att möta andra människor är en viktig del av en konferens. Skapa möjligheter för deltagarna att möta och interagera med varandra genom exempelvis aktiviteter som bjuder in till samtal och reflektion och gärna en hel del skratt.

8 – Inbjudan och bygga upp förväntningar

Gör en tydlig inbjudan till de gäster som ska vara med på konferensen. Vad skall de ha med sig, vad har de för allergier/specialkost, datum och deadlines för konferensen. Om destinationen är hemlig kan man även här börja bygga upp en nyfikenhet genom att ge ut hintar och ledtrådar så att kan börja gissa. Det bygger upp spänningen hos deltagarna och gör att de redan innan resan börjar bygga på sammanhållningen.

9 – Reflektion och uppföljning

Efter konferensen är det viktigt att följa upp deltagarnas upplevelse av konferensen. Stäm av resultatet mot er målbild som ni skapade i punkt 1. Och tacka alla för att de var med och bidrog till en lyckad konferens. Här kan det vara av nytta att redan på konferensen planera in en avslutande punkt på agendan. Där kan ni reflektera tillsammans över vad ni har gjort, vad det bästa har varit och vad alla tar med sig från konferensen. Det ger ett tydligt avslut på konferensen och ser till att alla får dela med sig av sin upplevelse till varandra. Är ni många på företaget är det perfekt att dela in i mindre grupper och sedan låta grupperna presentera för varandra.

10 – Ta hjälp av resebyrå eller eventbolag – gärna lokalt

Den sista punkten på vår lista är att ta hjälp av en resebyrå eller ett eventbolag för att genomföra konferensen. Det krävs mer tid än vad man tror att boka in, planera och genomföra hela konferensen. Det kan tyckas vara mer ekonomiskt att göra så och har man en dedikerad person på företag som jobbar med just att anordna konferenser så är det såklart så man kan göra. Men oftast hamnar det i knät på en person som redan har fullt upp med andra arbetsuppgifter. Sen är det ibland svårt att hitta de där unika platserna och upplevelserna för konferenser.

Att ta hjälp av en resebyrå eller ett eventbolag som har koll på hur man bygger upp en konferens som tar hand om alla bitar ställer rätt frågor och avlastar personalen på företaget så att ni kan få ut mer av konferensen tillsammans. Oftast har även dessa bolag koll på platsen i sig och hittar de där guldkornen och unika platserna och upplevelserna som man inte annars hittar. Oavsett om det handlar om att ta hand om helheten eller med några aktiviteter så finns det hjälp att få.

Stort lycka till med er nästa konferens!

Behöver ni hjälp med något av dessa steg, eller helheten, kontakta oss. Vi hjälper er oavsett om det är en liten del, eller om ni vill ha hjälp med helheten.